Masz świetną księgową. Jest skrupulatna, dokładna, i w dodatku potrafi doradzić co zrobić, żeby wszystko grało. Któregoś razu, księgowa radzi Ci: załóż spółkę z o.o. Będziesz płacił 9% podatku CIT, a może wejdziesz w CIT Estoński i nie zapłacisz CIT-u do pewnego czasu? I nie będziesz płacił ZUS-u od dochodów członka zarządu. Świetna wiadomość. Nic tylko zalogować się do systemu S24 i składać podpisy pod umową spółki. I tu pojawiam się ja i chwytam Cię za rękę mówiąc: nie tak szybko! Ale jak to? – odpowiadasz. Przecież to czysty zysk!

Masz rację, jednak przed taką zmianą trzeba odpowiedzieć sobie na kilka bardzo ważnych pytań, których księgowi często nie zadają. Przed zmianą formy działalności na spółkę trzeba przygotować ten proces krok po kroku nie tylko z księgowym/księgową, ale i z prawnikiem oraz z doradcą podatkowym.

1. Po co zmieniasz formę działalności. Żeby zoptymalizować obciążenia publicznoprawne? Żeby ograniczyć ryzyko działalności dla Ciebie?

Jeśli to pierwsze, to przede wszystkim liczą się liczby. Musisz przeliczyć, co najbardziej Ci się opłaca. Czy chcesz żeby finalnie w strukturze Twojej firmy była tylko spółka, czy JDG ma jednak pozostać.

Czy JDG będzie świadczyła usługi dla spółki? Jeśli tak, trzeba ustalić na jakich zasadach, jakie są rynkowe ceny tych usług. Czy Twoja JDG może działać na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych? Jeśli tak, sprawdź, czy możesz wykorzystać to w działalności obok sp. zo.o.

Czy chcesz być opodatkowany estońskim CIT-em? Wówczas pamiętaj, że świadczenie usług przez JDG na rzecz spółki może powodować dodatkowe opodatkowanie CIT. Podobnie z wszelkimi świadczeniami jakie wypłacać będzie Tobie spółka, a także ze świadczeniami niepieniężnymi, które spółka będzie na Twoją rzecz świadczyć (np. udostępnienie samochodu). Pamiętaj, że księgowość w sp. z o.o. będzie prawdopodobnie nieco droższa, niż w przypadku jdg. Uwzględnij to w obliczeniach.

Jeśli główną motywacją jest ograniczenie ryzyka, po pierwsze zastanów się, jakie to ryzyka. Czy cała działalność generuje podobne problemy pod tym względem? A może tylko część Twojej działalności jest wysoce ryzykowna i to właśnie ta część powinna być wykonywana przez spółkę? Zastanów się, czy nawet jeśli korzyści majątkowe nie będą tak duże, to jednak warto może być przejść na spółkę, aby nie odpowiadać całym swoim majątkiem (a czasem nawet majątkiem wspólnym z małżonkiem). Zestaw to z potencjalnymi kosztami i korzyściami finansowymi z przejścia na spółkę. Może Twoje ryzyka można zabezpieczyć inaczej, np. dobrą polisą ubezpieczeniową?

• Jak będzie wyglądać Twoja działalność po założeniu spółki?

Zastanów się, jakie usługi/produkty sprzedajesz swoim klientom. Jeśli Twoja działalność wykonywana jest w kilku branżach, zastanów się nad każdą z nich. Czy wszystkie aktywności biznesowe mają być docelowo wykonywane w ramach  spółki? Czy może chociażby z uwagi na opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, część działalności warto pozostawić w ramach JDG? W związku z tym, które składniki majątkowe mają trafić do którego podmiotu?

Który podmiot będzie świadczył usługi/sprzedawał produkty pracy Twojej firmy? Czy JDG ma pozostać i czy ma świadczyć usługi na rzecz spółki? Jeśli tak, to w którym podmiocie mają funkcjonować poszczególni pracownicy? Czy Spółka będzie miała wystarczające zasoby aby wykonywać powierzone jej zadania? W jaki sposób przenieść zasoby z JDG do spółki? Własność urządzeń, maszyn, pojazdów ma przejść do spółki czy też będziesz wynajmował te składniki spółce? Skąd spółka pozyska finansowanie na zakup tych składników od Ciebie? Czy będziesz  wynajmował składniki swojej obecnej firmy spółce w ramach JDG, czy wyprowadzisz je z firmy do majątku prywatnego?

• Jakie są Twoje zasoby.

Spisz wszystkie kluczowe zasoby Twojej firmy. Te majątkowe i te niemajątkowe.

Czy masz w firmie nieruchomości, wartościowe maszyny,  urządzenia?

Czy masz długotrwale umowy o współpracy? Leasingi? Kredyty?

Jeśli tak, może warto zastanowić się nad przekształceniem, a nie zakładaniem spółki od zera? Wówczas nie będziesz mógł skorzystać z estońskiego CIT-u, ale nie będziesz też musiał renegocjować umów, narażając się na zmiany cen czy rezygnację kontrahentów ze współpracy.

Czy Twoim zasobem są prawa własności intelektualnej? Chodzi tu nie tylko o wynalazki i know-how, ale przede wszystkim o oprogramowanie. Czy jest ono Twoją własnością, czy korzystasz z niego w modelu software as a service? W związku z tym, czy masz możliwość przeniesienia oprogramowania i innych praw własności intelektualnej między JDG a Spółką? Czy potrzebujesz na to zgody dostawcy i jakie są jej warunki? Musisz zadbać o to, aby spółka miała formalnie prawo do ich wykorzystywania – a czasami nie jest to łatwe i może wiązać się z koniecznością ponownego zakupu oprogramowania.

Czy Twoim zasobem są dane osobowe? Wówczas musisz przygotować się do ich wykorzystywania przez spółkę od strony RODO. Podobnie, jeśli Twoja praca polega na przetwarzaniu danych osobowych u Twoich klientów i w związku z tym zawarłeś umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych? Wówczas musisz przejść przez proces zawierania tych umów ponownie – już jako spółka.

A może Twoim zasobem jest koncesja lub zezwolenie na prowadzenie określonego rodzaju działalności? Wówczas trzeba zastanowić się w jaki sposób spółka nabędzie tego rodzaju zezwolenie. Niektóre koncesje i zezwolenia nie przechodzą na następcę prawnego  nawet przy przekształceniu JDG w spółkę. Czasem konieczne jest wniesienie określonych zabezpieczeń finansowych ponownie – tym razem jako spółka, czasem  konieczne jest poddanie się długotrwałym procedurom administracyjnym. Tutaj ilość możliwości jest nieograniczona, a brak koncesji czy zezwolenia może uniemożliwić spółce działalność.

• Kto będzie Twoim wspólnikiem i na jakich zasadach?

W spółce z o.o. formalnie nie potrzebujesz wspólnika. Ale realnie, spółka jednoosobowa, w której dodatkowo będziesz jedynym członkiem zarządu jest pozbawiona racji bytu (w takiej spółce oświadczenia miedzy członkiem zarządu a spółką muszą mieć formę aktu notarialnego, a wspólnik płaci ZUS jak przy zwykłej JDG). Żeby spółka miała sens, musisz mieć wspólnika – i to nie z 1% udziałów (bo ZUS nie popuści Ci składek). Zastanów się, kto ma być tym wspólnikiem? Mąż/żona? Szwagier? Dzieci? Twój wieloletni współpracownik? A może będzie tych wspólników więcej?

Pamietaj, że fakt, że dana osoba będzie Twoim wspólnikiem to nie są żarty, ani coś „na niby”.

Ta osoba naprawdę, w sensie prawnym, będzie posiadać jakąś część uprawnień do Twojego biznesu. Dopóki w spółce nie będzie zbyt dużo aktywów, pewnie nie będzie to problemem. Jeśli pojawią się w niej poważniejsze pieniądze, wspólnik z pewnością upomni się o swoje i zapomni o wszelkich ustnych ustaleniach. Dlatego, spółka S24 (założona szybko i stanowiąca docelowe rozwiązanie) moim zdaniem całkowicie nie nadaje się do układu, gdzie wprowadzasz do spółki kogoś innego, niż małżonek. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, dobrze zastanów się nad tym, jaką rolę będzie pełnił wspólnik w spółce, jaki ma wnieść wkład.

Ty wnosisz (w taki lub inny sposób) zwykle majątek swojej JDG, jej aktywa, know-how, kontakty itp. Jeśli Twój wspólnik wniesie jedynie kapitał w wysokości 2500 PLN, tak naprawdę zrobisz mu prezent.

A może to czas na dofinansowanie biznesu i poszukanie wspólnika, który wniesie konkretne środki na rozwój biznesu? Czy chcesz oddać mu część kontroli nad swoją firmą? Czy jesteś na to gotowy? Czy masz wizję, w jaki sposób będziecie współpracować, jaki będzie podział obowiązków i odpowiedzialności między Ciebie a Twojego wspólnika?

Jaki procent zysków ma uzyskiwać Twój wspólnik. I wreszcie najważniejsze – czy będzie mógł bez Twojej zgody sprzedać udziały. Czy powinieneś mieć do nich prawo pierwokupu.

Jak będzie wyglądała sytuacja gdy Twój wspólnik umrze lub rozwiedzie się? Czy do spółki wejdą jego spadkobiercy lub były małżonek?

• Co z pracownikami?

Jeśli masz pracowników, musisz zaplanować sposób, w jaki rozwiążesz ich stosunek pracy i zatrudnisz ich w spółce. Musisz odpowiednio zakomunikować im zmiany i wskazać sposób, w jaki one nastąpią. Czy wszystkich przeniesiesz jednocześnie, czy stopniowo? Wykorzystasz możliwość przeniesienia zakładu pracy na nowego pracodawcę (z ryzykiem, że niektórzy się zwolnią, być może będziesz musiał wypłacić im odprawy)? A może po prostu rozwiążesz umowy za porozumieniem – ale tu w grę wchodzi ekwiwalent urlopowy i nieporozumienia dot. ew. wykorzystania urlopu w niedogodnym dla Ciebie lub dla pracowników terminie.

W tym artykule jest wiele pytań, a mało odpowiedzi. Celowo. To Ty, a nie prawnik musisz odpowiedzieć sobie na większość z nich. Dopiero te odpowiedzi stanowią podstawę do ustalenia docelowych rozwiązań prawnych dla Twojego biznesu. Ja jako prawnik mogę być Twoim przewodnikiem w poszukiwaniu odpowiedzi na nie – zadzwoń a umówimy się na konsultację w tej sprawie.

Dlaczego o tym piszę? Bo chcę, żebyś uniknął błędu przy wyborze formy działalności. Nie zawsze podpowiedzi znajomych, czy księgowej będą w 100% trafne. To, co sprawdza się w jednym biznesie nie koniecznie sprawdzi się w Twoim. Chciałbym, abyś o tym wiedział, aby później móc jak równy z równym zmierzyć się z wyzwaniami biznesu.

Jeśli potrzebujesz pomocy w doborze formy prowadzenia działalności, zapraszam do kontaktu!

Jeżeli potrzebujesz porady prawnej w sprawach dotyczących Twojej firmy – kliknij tutaj!

Sprawdź też w jaki inny sposób mogę pomóc Ci w prowadzeniu biznesu – kliknij tutaj!

Dziękuję, że przeczytałeś ten artykuł. Jeśli uznałeś go za przydatny, polub naszą stronę na fb. W ten sposób więcej przydatnych informacji będziesz miał pod ręką, a innym pomożesz dotrzeć do naszych treści. Dzięki 😊

© 2023 – 2024, Łukasz Gilewicz. Wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie za zgodą Autora, z podaniem źródła. Wszelkie informacje zawarte w artykułach nie stanowią porady prawnej, a jedynie pogląd autora. Kancelaria Radcy Prawnego Łukasz Gilewicz nie ponosi odpowiedzialności za ich zastosowanie. Udzielenie porady prawnej lub wydanie opinii prawnej wymaga zapoznania się z indywidualną sprawą. W celu uzyskania porady prawnej lub opinii prawnej, prosimy o kontakt z Kancelarią.