Monitoring wizyjny to jeden z podstawowych elementów systemów np. Ale i ten, który wymaga największego chyba formalnego przygotowania. Wyobraź sobie, że jesteś w roli Twojego klienta, który zamówił u Ciebie monitoring. Pełna euforia. Monterzy krzątają się po zakładzie, kamery i monitory znajdują swoje miejsce tam, gdzie trzeba. Będzie bezpiecznie. Będzie bezpiecznie pod względem prawnym, jeśli Klient wdroży odpowiednie dokumenty w swojej firmie. Ten artykuł to plus dla Ciebie – dzięki niemu będziesz mógł Podpowiedzieć swoim klientom, na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu monitoringu.
Klient nabywając od Ciebie system, powinien wiedzieć co dalej!
1. RODO
Po pierwsze, materiał rejestrowany przy użyciu systemu monitoringu wizyjnego, stanowi zwykle dane osobowe. Jest tak, ponieważ na nagraniach pojawiają się rozpoznawalni ludzie. Informacja o tym, że dana osoba znajdowała się w określonym czasie, w określonym miejscu stanowi dane osobowe.
Zgodnie z RODO, „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak:
– imię i nazwisko,
– numer identyfikacyjny,
– dane o lokalizacji,
– identyfikator internetowy
– jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Rejestrując tego rodzaju zdarzenia związane z obecnością i aktywnością osób, dochodzi do przetwarzania tych danych.
A to nakłada na właściciela systemu określone obowiązki.
Fakt instalacji systemu i prowadzenia rejestracji w przypadku klientów biznesowych, należy ująć w odpowiednich dokumentach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Najbardziej widocznym jest obowiązek poinformowania o przetwarzaniu danych osobowych.
Administrator danych osobowych, powinien poinformować osoby, których dane przetwarza o fakcie ich przetwarzania (a zatem m. in, rejestracji, przechowywaniu itp.). Podstawą prawną tego obowiązku jest art. 13 RODO.
Podstawy prawne i zasady monitoringu należy określić w dokumentacji prowadzonej dla celów przetwarzania danych osobowych. Szczególnie istotne jest określenie podstaw prawnych przetwarzania danych, w kontekście działań, którym poddaje się rejestrowany obraz. Zwłaszcza w przypadku dokonywania zautomatyzowanej analizy obrazu (w tym rozpoznawania twarzy, czy innych elementów w sposób automatyczny, analizy cech osób rozpoznawanych z rejestrowanego obrazu), należy poddać szczegółowej analizie cel, zakres i charakter podejmowanych działań i potencjalne skutki dla ochrony praw osób podlegających obserwacji i w odpowiedni sposób opisać wyniki tych analiz.
Obowiązek związany z przygotowaniem dokumentacji może zachodzić również w pewnych przypadkach wobec klientów, którzy nie prowadzą biznesu. Wynika to z orzecznictwa TSUE. Zgodnie z przepisem art. 2 ust. 2 RODO, rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze. Sam fakt, że monitoring zainstalowany został na prywatnej posesji, nie oznacza automatycznie, że wymyka się poza regulację RODO.
Na ten temat wypowiedział się TSUE w Wyroku z dnia 11 grudnia 2014 r. C-212/13. W wyroku tym wskazano, że wykorzystywanie systemu kamer przechowującego zapis obrazu osób na sprzęcie nagrywającym w sposób ciągły, takim jak dysk twardy, zainstalowanego przez osobę fizyczną na jej domu rodzinnym w celu ochrony własności, zdrowia i życia właścicieli domu, który to system monitoruje również przestrzeń publiczną, nie stanowi przetwarzania danych w trakcie czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze w rozumieniu tego przepisu.
Więcej informacji dotyczących monitoringu wizyjnego prywatnych posesji znajdziesz w poradniku UODO tutaj.
2. Prawo pracy
Szczególna regulacja dotycząca monitoringu wynika z obowiązujących przepisów prawa pracy (kodeks pracy – art. 222 ).
Pracodawca może wprowadzić monitoring (zarówno terenu zakładu pracy jak i terenu wokół zakładu) jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia:
– bezpieczeństwa pracowników lub
– ochrony mienia lub
– kontroli produkcji lub
– zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Dopuszczalne jest prowadzenie monitoringu wyłącznie w zakresie obrazu, ale nie dźwięku.
Monitoring nie może obejmować:
– pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
– pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni – chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu dla którego wdrożono monitoring i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. W szczególności chodzi tu o zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa konieczne jest wcześniejsze uzyskanie zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Nagrania z monitoringu pracodawca może przetwarzać tylko dla celów, do których je zebrano. Okres przechowywania nagrań to maksymalnie 3 miesiące od dnia nagrania. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy nagrania mają służyć za dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa, lub pracodawca dowie się, że nagrania mogą za taki dowód służyć. Wtedy, musi przechowywać nagrania do prawomocnego zakończenia postępowania.
Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
3. Umowa o powierzenie przetwarzania z Tobą
Jeśli masz zamiar prowadzić serwis systemu, a przy tym będziesz miał dostęp do nagrań, powinieneś zawrzeć z klientem, oprócz umowy serwisowej, umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Uzyskując dostęp do systemu i nagrań na rejestratorze, zaczynasz bowiem przetwarzać dane zebrane u klienta.
Zgodnie z przepisem art. 28 ust. 1. RODO, jeżeli przetwarzanie ma być dokonywane w imieniu administratora, korzysta on wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Zgodnie z przepisem art. 28 ust. 3 RODO, 3. przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego i wiążą podmiot przetwarzający i administratora, określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora.
Wynika z tego, że wykonując serwis urządzeń monitoringu wizyjnego z jednej strony, powinieneś być w stanie wykazać, że dajesz gwarancję należytej ochrony danych osobowych, a z drugiej strony, powinieneś zawrzeć z klientem umowę o powierzeniu przetwarzania danych.
Więcej informacji o monitoringu wizyjnym, w tym w konkretnych sytuacjach odnaleźć można na stronach Urzędu Ochrony Danych Osobowych: Wskazówki urzędu, zasady monitoringu, obowiązek informacyjny przy monitoringu, wytyczne.
Dlaczego o tym piszę? Bo chcę, żebyś mógł wspierać swoich klientów i lepiej odpowiadał na ich potrzeby. Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu materiałów dotyczących wdrażania monitoringu wizyjnego u Twoich Klientów, zapraszam do kontaktu!
Jeśli potrzebujesz pomocy w tematach związanych z prawnymi uwarunkowaniami monitoringu – zapraszam do kontaktu!
Jeżeli potrzebujesz porady prawnej w sprawach dotyczących Twojej firmy – kliknij tutaj!
Sprawdź też w jaki inny sposób mogę pomóc Ci w prowadzeniu biznesu – kliknij tutaj!
Dziękuję, że przeczytałeś ten artykuł. Jeśli uznałeś go za przydatny, polub naszą stronę na fb. W ten sposób więcej przydatnych informacji będziesz miał pod ręką, a innym pomożesz dotrzeć do naszych treści. Dzięki 😊
© 2023 – 2024, Łukasz Gilewicz. Wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie za zgodą Autora, z podaniem źródła. Wszelkie informacje zawarte w artykułach nie stanowią porady prawnej, a jedynie pogląd autora. Kancelaria Radcy Prawnego Łukasz Gilewicz nie ponosi odpowiedzialności za ich zastosowanie. Udzielenie porady prawnej lub wydanie opinii prawnej wymaga zapoznania się z indywidualną sprawą. W celu uzyskania porady prawnej lub opinii prawnej, prosimy o kontakt z Kancelarią.
