Profil zaufany – od czasów pandemii, stał się nieodłącznym towarzyszem w kontaktach z administracją publiczną. Pomagają w tym banki, które zintegrowały swoje systemy transakcyjne z systemami administracji i umożliwiają wykorzystanie własnych mechanizmów uwierzytelniania do działań w ramach epuap.

Podpisujesz nim ważne wnioski, pisma do urzędów, podania – i dzięki niemu administracja wie, że to Ty podpisałeś się pod wnioskiem. Aż chciałoby się podpisywać nim również inne dokumenty – w tym umowy. Czy jest to możliwe? Odpowiedź – jak to w prawie bywa – nie jest jednoznaczna: „Trochę tak, a trochę nie”.

Ale do rzeczy!

Profil zaufany do pewien prawnie zdefiniowany zbiór danych. Do podpisywania dokumentów służy zaś podpis zaufany, który jest jednym z rodzajów podpisu elektronicznego. Wprowadzono go do prawa w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

I właśnie w tym tkwi cały szkopuł.

Zgodnie z przepisem tej ustawy, dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Taki przepis prawa sugerowałby, że nie ma problemu – podpis zaufany = podpis własnoręczny. Niestety nie jest to takie proste. Dotyczy to tylko kontaktów w których przynajmniej jedna ze stron jest podmiotem publicznym.

W tego rodzaju sytuacjach – podpis zaufany w pełni odpowiada własnoręcznemu.

Nieco inaczej jest w przypadku umów biznesowych, które na co dzień zawierasz ze swoimi kontrahentami. Tu właściwe są przepisy kodeksu cywilnego, a nie ustawy o informatyzacji.

Te z kolei mówią, że:

– do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

– oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Podpis zaufany bardziej odpowiada opisanej w kodeksie cywilnym formie dokumentowej. Kodeks cywilny wskazuje, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Forma dokumentowa to np. email, czy skan dokumentu uprzednio podpisanego własnoręcznie. W porównaniu z tego rodzaju dokumentu, umowa opatrzona podpisem zaufanym, choć nie zachowuje formy pisemnej, to jednak pozwala na znacznie lepszą identyfikację wystawcy, niż skan, czy email.

W przypadkach, w których możliwe jest zastosowanie podpisu zaufanego – jest on konkurentem skanów podpisanych dokumentów. I w sądzie jest silniejszym dowodem, ponieważ nie ma tu możliwości „zeskanowania podpisu i wstawienia do dokumentu”. W podpisie zaufanym istnieje możliwość sprawdzenia, czy ktoś nie dokonywał ingerencji w dokument po jego podpisaniu.

Obecnie brak orzecznictwa sądów dotyczących użycia podpisu zaufanego w sprawach biznesowych, więc trzeba być nieco ostrożnym przy jego stosowaniu lub akceptacji.

Praktyczny wymiar tych informacji jest następujący:

– możesz użyć podpisu zaufanego tam, gdzie przepisy prawa lub umowa stron nie wymagają formy pisemnej, a wystarczająca jest forma dokumentowa; są to np.:

1) umowa sprzedaży,

2) umowa zlecenie lub o świadczenie usług,

3) umowa o dzieło,

4) umowa przewozu.

Z podpisu można skorzystać na przeznaczonej tego stronie www.

W przypadku, jeśli prawo wymaga dla umowy formy pisemnej, podpisanie dokumentu/umowy podpisem zaufanym może spowodować nieważność czynności prawnej lub niemożność udowodnienia zawarcia umowy przed sądem. Tu więc należy być ostrożnym. Oto kilka przykładów, gdzie podpis zaufany nie wystarczy:

1) umowa o pracę – podpis pracodawcy,

2) umowa o roboty budowlane,

3) umowa najmu nieruchomości lub lokalu zawarta na okres dłuższy, niż rok,

4) przelew wierzytelności – w większości przypadków,

5) przejęcie długu,

6) umowa leasingu,

7) poręczenie,

8) umowa o przeniesienie praw autorskich,

W tych przypadkach, jeśli chcesz zawrzeć umowę elektronicznie, lepiej skorzystaj z podpisu kwalifikowanego (odpłatnego).

I jeszcze jedno. Podpis zaufany może przydać się przy zawieraniu umów – ale jak widać w wielu przypadkach jego użycie bez znajomości prawa może być ryzykowne. Dobrze zatem, ustalając procedury firmowe, skonsultować się z prawnikiem i wprost ustalić, które sytuacje można rozwiązać przy użyciu podpisu zaufanego, a które nie.

Dziękuję, że przeczytałeś ten artykuł. Jeśli uznałeś go za przydatny, polub naszą stronę na fb w ten sposób więcej przydatnych informacji będziesz miał pod ręką, a innym pomożesz dotrzeć do naszych treści. Dzięki 😊

© 2023 – 2024, Łukasz Gilewicz. Wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie za zgodą Autora, z podaniem źródła. Wszelkie informacje zawarte w artykułach nie stanowią porady prawnej, a jedynie pogląd autora. Kancelaria Radcy Prawnego Łukasz Gilewicz nie ponosi odpowiedzialności za ich zastosowanie. Udzielenie porady prawnej lub wydanie opinii prawnej wymaga zapoznania się z indywidualną sprawą. W celu uzyskania porady prawnej lub opinii prawnej, prosimy o kontakt z Kancelarią.